Czy można zlecić digitalizację akt osobowych firmie zewnętrznej?

W przypadku mniej rozbudowanych placówek tworzenie e-archiwum można wykonać wewnątrz firmy, korzystając z pomocy zatrudnionego informatyka wspomaganego przez pion administracyjny. W firmach dużych, gdzie produkcja dokumentów trwa niemal bez przerwy, oddelegowanie pracowników jest nieopłacalne. Lepszą opcją jest znalezienie oferty realizatora z zewnątrz, który może podjąć się archiwizacji. 

Priorytetem przy poszukiwaniach jest wybór wykonawcy dającego rękojmię bezpieczeństwa i gwarancję ochrony danych, do których uzyska dostęp. Jest to wymóg prawny, narzucony zarówno przez polskie, jak i europejskie prawo. Wszelkie świadczenia typu outsourcing, zwłaszcza usługi skanowania dokumentów, powinny być wykonywane przez firmę o nieposzlakowanej reputacji, której pracownicy zapewniają pełną dyskrecję.

Uzyskanie takiego zapewnienia (w formie pisemnej) jest niezbędnym krokiem w sytuacji, gdy na liście zleconych przez przedsiębiorcę czynności widnieje digitalizacja akt osobowych. Są to dane wrażliwe, objęte specjalną ochroną. Za ich nieuprawnione ujawnienie grożą poważne konsekwencje prawne. Wie o tym każdy właściciel firmy, który jest jednocześnie administratorem danych i ponosi odpowiedzialność cywilną i karną za ich bezpieczne przechowywanie. Zlecenie przeprowadzenia usługi pozwalającej uzyskać dostęp do tak istotnych informacji realizatorowi z zewnątrz wymaga zachowania odpowiedniej procedury zabezpieczającej interesy przedsiębiorcy. 

Firmą, która może zagwarantować nienaruszalność danych oraz ich pełną ochronę zarówno w trakcie wykonywania digitalizacji czy archiwizacji, jak i  również później, jest Scan Centre. Jego kadra zaprasza do kontaktu przedstawicieli biznesowych z całej Polski.